為什麼Dropbox 是雲端必學基礎?
為何需要雲端硬碟?
傳統上, 我們把檔案放在自己電腦的硬碟, 或是放在企業內部的檔案伺服器, 或是放在NAS 網路檔案儲存器. 這樣做對內部使用上不會有不方便.
但行動裝置變成主流, 人員在外隨時要存取檔案的需求增加, 這時候就可能必須透過內部同仁Mail 或是Line 傳送檔案給遠端的人員
用這傳統方法有什麼不好?
1.如果出差國外, 時差造成不能及時, 行動力弱化, 反應慢
2.檔案大一點就不方便傳輸, 例如影片
3.檔案無法同步, 每每修改就再傳一次
4.多台設備檔案沒有同步, 版本不一致
5.多人不同地點不方便協同合作
自建伺服器上雲端跟使用國際雲端差異在哪?
為提升行動力與反應速度, 讓各種設備都可以存取雲端, 企業可以考慮2種做法,
一.自建伺服器
讓員工透過網路回公司存取檔案
優點:
1.資訊權限管理自主性較高
2.買斷伺服器(或NAS) , 不用再付租金
缺點:
1.屬封閉性, 不能整合其他雲端服務, 如專案管理
2.伺服器被偷
被破壞等防護力弱
被駭客攻擊防護力弱
天災備援能力弱
3.檔案復原與版本回溯能力弱
4.協同合作同步能力弱
5.設備維護成本高:
機房用電,
機房空間,
機房冷卻,
資料備份,
系統備援,
專業人力,
或資訊服務公司
6.分享資訊不方便
7.初期投資成本高
8.需另購防護軟體才能阻擋勒索病毒
二.直接使用國際雲端硬碟服務
先使用免費試用版, 使用到一定容量,再考慮付費擴大容量與人數
優點:
1.國際級資安標準, 備援, 備份, 防駭能力強
2.各種平台都支援, 與手機升級接軌快
3.都提供免費試用, 初期沒有投資風險
4.分享容易, 同步速度快, 協同合作能力強
5.檔案版本管理機制優秀, 不擔心誤刪
6.整合廣大雲端軟體, 可善用更多免費優秀軟體
7.免機房, 免冷氣, 免備份, 免專業人員
缺點:
1.改變使用習慣, 需要學習新方法
2.使用空間達到付費後,若不續約, 檔案需先下載, 免得被全部刪除
有哪些國際雲端硬碟可以考慮?
國際級的雲端硬碟首推 Drobpox, Google Drive, One Drive 還有Box, 這些都有其特色與值得使用之處. 若要再聚焦, 那建議Dropbox 要列為必學, 且要優先使用. 而Google Drive 也不能不會, 因為Google 相簿/Google 表單/Google Site 網站協作平台都需要Google Drive. 而微軟One Drive 則是使用Office 365必備.
Dropbox 到底好在哪?
Dropbox 是使用人數最多的雲端硬碟服務, 算是雲端硬碟老大哥. 正因此, 許多知名雲端軟體公司都有與Dropbox整合, 甚至微軟, Gmail都已整合.
Dropbox 的獨特點有
1.雲端整合服務最完整, 例如Trello, Asana, Animoto, 微軟Office等優秀軟體
2.使用介面最簡潔, 直覺
3.檔案同步穩定性強
4.能夠從中勒索病毒救回
5.蒐集檔案能力最強(如學生繳交報告, 收集旅遊相片, 或是比賽相片）
6.保護檔案變更歷史可超過一個月
7.每個檔案都可開聊天室溝通
8.提供免費的文書處理軟體可取代部分Word
Dropbox 存什麼最好?
Dropbox 免費空間最小(2GB), 很適合放重要檔案如簡報/合約/報價/設計圖/型錄等, 不適合放日常相片與影片. 同時檔案也不要再用日期編碼版本, 因為Dropbox 可以儲存至少一個月的修改版本, 隨時回到想要的日期版本.
Dropbox 要怎麼學?
如果沒時間自己摸索, 就參加張賜賢老師所開的課, 或是專班到府上課, 只要3小時(鐘點費2000元/hr), 就可以完全掌握, 讓雲端發揮省錢省時間又保有安全.
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